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财务

给钱记录

学校支出的每一笔钱：付给了谁、多少钱、由谁确认。

当前画面

以下图片使用当前英文界面；学生和体验客户资料已替换为示例文字。

Money log: recorded outgoing payments.
Money log: recorded outgoing payments.
Reimbursement: staff expense-claim controls.
Reimbursement: staff expense-claim controls.
Payroll: All, Teachers and Staff filters, including LookTarn.
Payroll: All, Teachers and Staff filters, including LookTarn.

给钱记录

一张清单，记下所有从学校流出去的钱。

打开 财务→给钱记录：先进财务分组，再点给钱记录。老师、办公室员工，以及任何你要付钱的对象。每一笔支出都属于这一张清单。钱出了学校却不在这里，损益表就是错的。

一条记录包含什么

  • 金额和币种。
  • 付这笔钱的事由。
  • 预扣税，如果扣了的话。
  • 钱交出去的日期。
  • 经手交钱的人。

事由要用大白话写，明年再看还能看懂。“三月工资”有用，“付款”没用。

会计会被自动通知

每一条记录都会给记账会计发一封邮件。你不用再去转发什么。这也是随手建一条测试记录很麻烦的原因：邮件已经发出去了。

被锁定的记录

带锁的图标表示这条记录是系统替你建的

由工资结算或考勤付款生成的记录会被锁定，并显示一个锁的图标。这是故意的。生成记录的那个页面才是数据源头，给钱记录必须和它保持完全一致。要改，就回到生成它的那个页面去改。

确认钱已收到

收到钱的人可以在记录上确认。一旦记录被确认，普通员工就改不了了。只有管理员可以覆盖已确认的记录。这对双方都是保护，因为确认没法在事后被悄悄改掉。

改金额会清掉确认

已确认记录上的金额一旦被改动，确认就会被取消，记录必须重新确认。这不是故障。它的意思是：谁都不能把别人已经认可的数字偷偷调高或调低。

删除记录

被删除的记录会从所有合计中隐藏，所以你的数字马上就是对的。它并没有被销毁：会作为审计留存，管理员可以恢复。只删那些本来就不该存在的记录，比如重复录入。不要因为金额写错就删掉一笔真实的付款，把金额改对就行。

工资生成的记录要回工资页面改

绝对不要删除工资批次生成的记录。课程会一直标着已付，付款记录却没了。请到 工资 里用把批次退回未付状态的功能，然后重新记录一次。

好习惯

  1. 钱出去的当天就记录，不要拖到月底。
  2. 按真实币种录入，不要在脑子里换算。
  3. 写清经手交钱的人，哪怕那个人就是你。
  4. 请收钱的人确认，别让你成为唯一的见证人。
谁可以用这个页面

老板、经理和资深员工。老师和初级员工看不到。有些更正需要 WordPress 管理员账号。