การเงิน
การรับชำระเงิน
วิธีบันทึกเงินเข้า แยกสกุลเงิน ยอดค้างชำระ ใบเสร็จ และการคืนเงิน
หน้าจอปัจจุบัน
ภาพเหล่านี้ใช้หน้าจอภาษาอังกฤษปัจจุบัน และแทนข้อมูลนักเรียนกับลูกค้าทดลองด้วยข้อมูลตัวอย่างแล้ว
การรับชำระเงิน
บันทึกทุกการชำระเงินที่โรงเรียนได้รับ
เปิด 财务→收款 ในแถบเมนูด้านข้าง: กลุ่มการเงิน แล้วเลือกรายการรับชำระเงิน ระบบจะไม่นับเงินก้อนใดเลยจนกว่าจะมีบันทึกการรับชำระเงินอยู่ตรงนี้ ให้บันทึกในวันที่เงินเข้าจริง
เจ้าของ ผู้จัดการ และพนักงานอาวุโส ครูและพนักงานระดับต้นจะมองไม่เห็นหน้ารับชำระเงินเลย หากครูรับเงินสดจากผู้ปกครอง ให้ส่งต่อให้ออฟฟิศ แล้วออฟฟิศเป็นผู้บันทึก
บันทึกการรับชำระเงิน
- เปิดหน้ารับชำระเงิน แล้วเริ่มสร้างรายการใหม่
- เลือกนักเรียนที่ชำระเงิน
- ใส่จำนวนเงินและเลือกสกุลเงิน เช่น 1,000 บาท
- เลือกวิธีการชำระเงินและวันที่เงินเข้าจริง
- ผูกรายการนี้เข้ากับแพ็กเกจคอร์สที่ชำระ ถ้ามี
- บันทึก
การชำระครั้งเดียวด้วยสองสกุลเงิน
บางครั้งผู้ปกครองจ่ายส่วนหนึ่งเป็นเงินท้องถิ่นและอีกส่วนเป็นเงินต่างประเทศ อย่าสร้างเป็นสองรายการ รายการรับชำระเงินรายการเดียวสามารถแยกจำนวนเงินออกเป็นสองสกุลได้ ให้กรอกทั้งสองส่วนไว้ในรายการเดียวกัน การชำระนั้นจึงยังผูกกับนักเรียนคนเดียวและแพ็กเกจเดียว และใบเสร็จจะแสดงตรงกับสิ่งที่ผู้ปกครองจ่ายมาจริง
ค่าธรรมเนียมแลกเปลี่ยนสำหรับเงินต่างประเทศ
เมื่อการชำระเงินมีสกุลเงินต่างประเทศรวมอยู่ด้วย จะมีค่าธรรมเนียมแลกเปลี่ยนบวกเข้าไปในส่วนนั้น ค่าธรรมเนียมคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ ผู้ดูแลระบบตั้งค่าไว้ครั้งเดียว ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้งที่รับเงิน พนักงานทุกคนจึงคิดเท่ากันและไม่มีใครต้องจำกฎเอง หากต้องเปลี่ยนเปอร์เซ็นต์ ให้แจ้งผู้ดูแลระบบ อย่าไปปรับตัวเลขเองด้วยมือแทน
ยอดค้างชำระและการแจ้งเตือน
ถ้าผู้ปกครองจ่ายเพียงบางส่วน ให้บันทึกตามที่ได้รับจริง แล้วบันทึกยอดคงเหลือพร้อมวันครบกำหนดชำระ ระบบจะใช้วันที่นั้นส่งการแจ้งเตือน จะได้ไม่มีใครต้องจำเอาไว้ในหัว
อย่าใส่ยอดเต็มเพื่อให้รายการดูเรียบร้อย ทั้งที่จ่ายมาเพียงบางส่วน เพราะรายงานและงบกำไรขาดทุนจะแสดงเงินที่โรงเรียนไม่เคยได้รับ
ใบเสร็จ
เมื่อบันทึกการรับชำระเงิน ระบบจะส่งอีเมลใบเสร็จให้นักเรียนโดยอัตโนมัติ ให้ตรวจอีเมลในข้อมูลนักเรียนก่อนบันทึก ไม่อย่างนั้นใบเสร็จจะไม่ถึงใครเลย ใบเสร็จทุกใบถูกเก็บไว้ และคุณสามารถพิมพ์ใบเก่าซ้ำได้จาก 合同与账单 (สัญญาและใบเรียกเก็บเงิน)
การคืนเงินและความผิดพลาด
หากต้องคืนเงิน ให้เปิดรายการนั้นแล้วเปลี่ยนสถานะเป็นคืนเงินแล้ว จำนวนเงินจะถูกตัดออกจากรายได้ แต่ตัวรายการยังอยู่ การลบรายการรับชำระเงินคือการทำลายร่องรอยการตรวจสอบ คุณจะเสียหลักฐานว่าเงินเคยเข้ามาแล้วคืนออกไป และยอดรวมจะอธิบายไม่ได้อีกเลย
กฎเดียวกันนี้ใช้กับรายการที่พิมพ์ผิดด้วย ให้แก้ไข อย่าลบ เขียนเหตุผลสั้น ๆ ไว้ในรายการ เพื่อให้คนถัดไปเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น หากคืนเงินที่จ่ายมาเป็นสกุลเงินต่างประเทศ ให้คืนเป็นสกุลเงินที่ผู้ปกครองจ่ายมา และเก็บรายการเดิมไว้พร้อมสถานะคืนเงินแล้ว เพื่อให้เป็นเรื่องราวทั้งหมดของเงินก้อนนั้น
นักเรียน จำนวนเงิน สกุลเงิน วันที่ และแพ็กเกจ ห้าอย่างนี้เป็นตัวขับใบเสร็จ การแจ้งเตือน และรายงานทุกฉบับ