お金
入金管理
入金の記録方法、複数通貨での分割、残金、領収書、返金の扱い。
現在の画面
現在の英語画面です。学生・体験顧客の情報はデモ表記に置き換えています。
入金管理
スクールが受け取ったお金は、すべてここに記録します。
サイドバーの 财务→收款（財務 → 入金）を開きます。ここに入金記録が作られるまで、そのお金はシステムのどこにも計上されません。入金があった当日に記録してください。
オーナー、マネージャー、上級スタッフです。講師と一般スタッフは入金記録を一切見られません。講師がご家族から現金を受け取った場合は、事務所に渡し、事務所が記録します。
入金を記録する
- 入金ページを開き、新規記録を作成します。
- 支払った生徒を選びます。
- 金額を入力し、通貨を選びます（例：1,000 THB）。
- 支払方法と、実際にお金が入った日付を選びます。
- 対応する受講パッケージがあれば、記録を紐づけます。
- 保存します。
1件の入金を2通貨に分ける
ご家族が一部を現地通貨、一部を外貨で支払うことがあります。記録を2件に分けないでください。1件の入金記録の中で、金額を2通貨に分けて持たせられます。両方の金額を同じ記録に入力してください。そうすれば入金は1人の生徒・1つのパッケージに紐づいたままになり、領収書にもご家族が実際に渡した内容がそのまま出ます。
外貨にかかる両替手数料
入金に外貨が含まれる場合、その分に両替手数料が加算されます。手数料は料率で、入金ごとに手入力するのではなく管理者が一度だけ設定します。これによりどのスタッフが対応しても同じ料率になり、誰もルールを覚えておく必要がありません。料率を変更する必要があるときは管理者に依頼してください。代わりに金額を手で調整することは絶対にしないでください。
残金とリマインダー
受講料の一部だけを受け取った場合は、実際に受け取った金額を記録し、そのうえで残金と支払期日を登録します。システムはこの期日をもとにリマインダーを送るので、誰かが覚えておく必要はありません。
一部しか支払われていないのに、一覧を整えるために満額を入力しては絶対にいけません。レポートや損益に、スクールが受け取っていないお金が出てしまいます。
領収書
入金を保存すると、生徒に領収書メールが自動送信されます。保存する前に生徒情報のメールアドレスを確認してください。誤っていると領収書はどこにも届きません。領収書はすべて保管され、合同与账单（契約と請求）から過去の分を再印刷できます。
返金と入力ミス
返金するときは、その入金を開いて状態を「返金済み」に変更します。金額は売上から外れますが、記録自体は残ります。入金を削除すると監査証跡が失われます。お金が入り、後で戻ったという証拠がなくなり、合計金額を二度と説明できなくなります。
誤って入力した記録も同じです。削除せず、編集してください。何があったのか次の人にも分かるよう、記録に短く理由を書いておきます。外貨で受け取った入金を返金する場合は、ご家族から受け取った通貨で返金し、元の記録と返金済みの状態をそのまま残して、そのお金の経緯を完全な形で残してください。
生徒、金額、通貨、日付、そしてパッケージ。この5つが領収書・リマインダー・すべてのレポートを動かします。