学生とコース
ビザ管理
学生ビザと講師の労働許可証を、進行段階・期限・リマインダーで管理します。
現在の画面
現在の英語画面です。学生・体験顧客の情報はデモ表記に置き換えています。
ビザ管理
学生ビザと講師の労働許可証を1か所に。期限のほうから追いかけてきます。
サイドバーから 签证管理（ビザ管理）を開きます。この画面1つで、学校の入国管理まわりの業務を両面カバーします。学びに来る学生のビザと、雇用している講師のビザ・労働許可証です。1人の案件が1件のレコードになります。
進行バー
各レコードには、5段階の進行バーが表示されます。案件が進むにつれてバーが埋まるので、始まったばかりなのか、ほぼ完了なのかが一目で分かります。バーの隣には、次に何をするかの短いヒントが出ます。
このヒントを活用してください。ビザの種類ごとの手順を事務スタッフが覚えておく必要がなくなり、担当を始めた人が不在でも案件が止まりません。
段階もヒントも、内容が正しいときにしか役に立ちません。書類を提出したり、予約が済んだりしたら、すぐにレコードを次の段階へ進めてください。更新されていないレコードは、次に開いた人に静かに誤った指示を出します。
期限と色
案件ごとに3種類の日付を管理します。
- ビザの有効期限。
- 90日レポート。
- 更新。
各日付は、どれだけ近いかによって色が付きます。まだ先の日付は目立ちません。日が近づくにつれて色が濃くなり、すでに過ぎた日付はいちばん強い色で表示されます。週に一度は一覧をざっと見て、色の強いものから片付けてください。
ビザの期限切れ、90日レポートの出し忘れ、更新の遅れは、罰金や、講師が合法的に働けない事態につながります。いちばん強い色は、後で見るためのリマインダーではなく、緊急案件として扱ってください。
必要書類のチェックリスト
各レコードには、その案件に必要な書類のチェックリストが付いています。受け取るたびにチェックを入れてください。予約の前にレコードを開いてチェックリストを見れば、チェックの付いていない項目が、これから集めるべきものです。足りない書類は早めに依頼し、予約当日の朝に慌てないようにしてください。
自動リマインダー
システムは1日1回すべての期限を確認し、自動でメールのリマインダーを送ります。通知先は2者です。
- 管理者。事務側が今後の予定を把握できます。
- 本人。つまり学生または講師です。
この仕組みが動くのに、誰かがアプリを開く必要はありません。ただしメールが届くのは、レコードのメールアドレスが正しい場合だけです。案件を作成するときに必ずアドレスを確認してください。
プライバシーと閲覧権限
この画面には、パスポート番号、ビザ番号、個人の書類が入っています。閲覧は制限されており、オーナーまたはマネージャーと上級スタッフだけが開けます。一般スタッフと講師は開けません。パスポート情報を他の画面のメモに書き写さない、スキャンをチャットアプリで送らない、席を離れるときは画面を閉じる、を徹底してください。
ビザを更新するときも、同じレコードを使い続けてください。段階と書類の履歴が1か所にまとまり、次に当局から質問されたときに、まさにそれが必要になります。